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¿Qué es Google Drive? Una guía para navegar por el servicio de almacenamiento de archivos y las herramientas de colaboración de Google

Google Drive es una solución de almacenamiento basada en la nube que le permite guardar archivos en línea y acceder a ellos en cualquier lugar desde cualquier teléfono inteligente, tableta o computadora.

  • Google Drive es una solución de almacenamiento basada en la nube que le permite guardar archivos en línea y acceder a ellos en cualquier lugar desde cualquier teléfono inteligente, tableta o computadora.
  • Puede usar Drive en su computadora o dispositivo móvil para cargar archivos de forma segura y editarlos en línea.
  • Drive también facilita que otros editen y colaboren en archivos.
  • Visite la biblioteca de referencia técnica de Business Insider para obtener más historias.

Tabla de contenido: Masthead Sticky

El uso de un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive tiene muchas ventajas, como compartir archivos más fácilmente y tener una ubicación remota para hacer copias de seguridad de sus archivos. Pero en comparación con competidores como DropBox y el servicio iCloud de Apple, la popularidad de Google Drive se basa en útiles herramientas de colaboración e integraciones integradas con el conjunto de productos y servicios de Google.

Si tiene una cuenta de Google, ya tiene 15 GB de almacenamiento gratuito en Google Drive. Entonces, ¿cómo aprovechar todo ese espacio? Nuestra guía cubre todos los aspectos básicos, desde cómo usar Google Drive para cargar y acceder a archivos en cualquier dispositivo, hasta todas las herramientas que facilitan la colaboración con otros.

¿Cómo funciona Google Drive?

Piense en Google Drive como un disco duro de los últimos días.

Google Drive le brinda el poder de cargar y guardar una variedad de tipos de archivos (documentos, fotos, audio y videos) en los servidores de Google o en la «nube». Drive puede servir como una solución de respaldo o como una forma de liberar espacio en su dispositivo.

Para comprender por qué Google Drive es tan popular, es importante tener en cuenta que está diseñado para funcionar a la perfección con Google. Y una de las mejores características de Drive es su integración con la suite ofimática de aplicaciones nativas de la nube de Google, que, si tiene experiencia con Microsoft Office, le resultará familiar.

La mayoría de los usuarios gravitarán hacia estos programas, que incluyen Google Docs, Sheets, Slides y más. No solo le permiten crear y editar documentos, también están equipados con herramientas intuitivas que permiten la colaboración en tiempo real.

A continuación, se muestra un desglose de las aplicaciones de Google Drive más utilizadas:

Aplicaciones de Google Drive
Google Drive funciona con un conjunto integrado de aplicaciones impulsadas por Google.
Yuqing Liu / Business Insider

Algunas de las otras funciones clave de Google Drive:

Cómo utilizar Google Drive

Empezando

Para comenzar con Google Drive, deberá crear una cuenta de Google, si aún no tiene una.

La creación de una cuenta de Google es gratuita y le brinda acceso a Google Drive, así como a otros servicios de Google, como Gmail, Google Calendar y Google Photos.

Una vez que se haya registrado para obtener una cuenta (o haya iniciado sesión en una cuenta existente), puede acceder a Google Drive en su navegador yendo a drive.google.com. Esto lo llevará a la interfaz web de Drive, que es bastante intuitiva y fácil de navegar.

A medida que comience a familiarizarse con todas las cosas que puede hacer con Google Drive, lo más probable es que primero desee aprender a cargar, crear, administrar y compartir archivos.

Cargar y crear archivos

Nuevo menú de Google Drive
Para comenzar, puede arrastrar y soltar archivos en Drive o crear algo nuevo.
Michael Nolledo / Business Insider

Para acceder a los archivos de Google Drive, deberá cargarlos. Hay dos formas de cargar archivos desde el cliente web y ambas son sencillas.

El primer método es el más simple de los dos e implica arrastrar el archivo o carpeta desde su escritorio y soltarlo en la ventana del navegador. La segunda opción es hacer clic en el botón «Nuevo» en la parte superior izquierda de la pantalla y seleccionar «Carga de archivo» o «Carga de carpeta».

También puede utilizar el botón «Nuevo» para crear un nuevo archivo, documento, hoja de cálculo o presentación. Dependiendo de sus necesidades, simplemente haga clic en la aplicación en el menú desplegable. Todos los archivos nuevos se guardan automáticamente y se puede acceder a ellos desde su unidad.

Administrar y organizar archivos y carpetas

Nueva carpeta de la interfaz de Google Drive
Crear carpetas es una forma sencilla de organizar sus archivos.
Michael Nolledo / Business Insider

Una vez que tenga suficientes archivos, es posible que desee organizarlos. Al igual que organizar archivos en su escritorio, la forma más sencilla de administrar su unidad es crear carpetas. Para crear una nueva carpeta en la interfaz web, navegue hasta su unidad y haga clic en «Nuevo», luego en «Carpeta».

Después de nombrar su carpeta, podrá arrastrar y soltar archivos en la carpeta, que se encuentra en «Mi unidad» en el panel a la izquierda de la pantalla.

Si ya no necesita un archivo y desea mantener su unidad en orden, la forma más fácil de eliminar un archivo es hacer clic con el botón derecho en el archivo. Esto abrirá un menú contextual. Desde allí, seleccione «Eliminar». Alternativamente, puede seleccionar el archivo que desea eliminar y luego hacer clic en el icono de la papelera en la esquina superior derecha de su pantalla.

Compartir archivos y carpetas

compartir de google drive
Compartir archivos es tan fácil como hacer clic con el botón derecho.
Michael Nolledo / Business Insider

El mayor atractivo de Google Drive es la capacidad de compartir archivos y carpetas con otros. Desde compartir videos hasta carpetas completas de Drive, Drive hace que compartir sea simple. Para compartir un archivo o carpeta de Google Drive, haga clic derecho en él para abrir el menú contextual, luego haga clic en «Compartir».

Desde allí, podrá agregar colaboradores usando su dirección de correo electrónico y decidir si las personas pueden editar, comentar o simplemente ver el archivo.

Cualquier archivo creado en Drive tiene la opción de ser editado por varias personas a la vez, lo que significa que podrá colaborar con otras personas en tiempo real.

Accediendo a Google Drive

Ahora que tenemos algunos conceptos básicos fuera del camino, es importante tener en cuenta que hay varias formas de acceder a su Drive. Además de usar Drive en su navegador web, también puede acceder a la nube desde su dispositivo móvil o computadora de escritorio.

Google Drive en dispositivos móviles

dispositivo móvil de google drive
La aplicación móvil de Google Drive le permite acceder a archivos en cualquier lugar.
Michael Nolledo / Business Insider

La aplicación móvil Google Drive está disponible tanto para iOS como para Android, y es imprescindible para cualquier persona que desee acceder de inmediato a sus archivos desde cualquier lugar.

La aplicación le permite ver, descargar, cargar y eliminar archivos, todo desde su dispositivo móvil.

Si está interesado en crear, editar y organizar archivos sobre la marcha, deberá descargar la aplicación móvil independiente correspondiente. Cada aplicación tiene soporte sin conexión integrado para que puedan funcionar por sí mismos sin conexión a Internet, pero también están diseñadas para funcionar sin problemas con la aplicación Google Drive:

Google Drive en el escritorio

copia de seguridad y sincronización de google
Copia de seguridad y sincronización le permite sincronizar archivos locales con Google Drive.
Michael Nolledo / Business Insider

Si está más dispuesto a trabajar en un escritorio que en un navegador web, Back Up and Sync es una aplicación para Mac y PC que facilita la copia de seguridad de archivos en Google Drive. El cliente de escritorio se integra a la perfección con Google Drive y simplifica el proceso de copia de seguridad. No solo requiere un esfuerzo mínimo de uso, también es fácil de instalar:

Una vez instalado, se creará una nueva carpeta de Google Drive en su computadora. Todos los archivos o carpetas que se mueven a esta carpeta se cargan automáticamente en Google Drive, por lo que puede acceder a ellos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

Consejos y trucos de Google Drive

Google Drive está repleto de funciones y herramientas intuitivas, y se necesita un uso regular para descubrir las mejores para sus deseos y necesidades. Aquí hay algunos consejos que los usuarios avanzados y principiantes deben conocer.

Integración de Google Drive Gmail

integración de gmail
Gmail es una integración especialmente útil.
Michael Nolledo / Business Insider

Si Gmail es su principal cliente de correo electrónico, buenas noticias: ofrece una integración completa con Google Drive.

Al redactar un mensaje, puede adjuntar un archivo de Google Drive haciendo clic en el icono de Google Drive que se encuentra en la barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla.

Por el contrario, Gmail facilita el almacenamiento de archivos adjuntos en Drive. Al colocar el mouse sobre el archivo adjunto, tendrá la opción de descargar el archivo o guardarlo en Drive. Simplemente haga clic en el icono de Google Drive y elija la carpeta.

Acceder a archivos sin conexión

modo sin conexión de google drive
Para administrar la configuración sin conexión, acceda a su página de configuración.
Michael Nolledo / Business Insider

Otro consejo útil es Drive le permite ver y editar archivos sin conexión sin conexión a Internet. Si bien siempre puede descargar archivos o carpetas directamente a su computadora para acceder sin conexión, el modo sin conexión le permite ver y editar Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google y Presentaciones de Google, y cualquier cambio se sincroniza automáticamente cuando una conexión está disponible nuevamente.

Para activar el modo fuera de línea, navegue hasta su Drive y haga clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de su pantalla. Una vez en tu configuración, podrás activar el modo sin conexión marcando la casilla junto a «Sin conexión».

Conversión de archivos al formato de Google Drive

google drive abierto con
Es fácil convertir un archivo al formato de Google Drive para facilitar la colaboración.
Michael Nolledo / Business Insider

Google Drive admite muchos tipos de archivos diferentes, pero si planea editar archivos en Google Drive, deberán convertirse al formato de Google Drive. Hacerlo le permitirá compartir fácilmente el archivo con otros y desbloquear herramientas para que pueda colaborar con otros en tiempo real.

Los archivos que se pueden convertir al formato de Google Drive son:

  • Documentos de texto (.doc, .docx, .html, .txt, .rtf, .pdf)
  • Hojas de cálculo (.xls, .xlsx, .ods, .csv)
  • Presentaciones (.ppt, .pps, .pptx)

Para convertir un archivo al formato de Google Drive, simplemente haga clic derecho en el archivo, elija «Abrir con» y haga clic en la aplicación sugerida. Por ejemplo, si tiene un documento de Microsoft Word, podrá convertirlo en un documento de Google Doc.

Aplicaciones y servicios de Google Drive

Cuando se trata de cómo funciona Google Drive con las aplicaciones y otros servicios de Google, hay mucho que explorar.

Ya cubrimos la suite ofimática principal de Drive: Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, que pueden entenderse como reemplazos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Si bien la mayoría de los usuarios estarán felices de usar estas aplicaciones, Drive también es compatible y se integra con otros servicios de Google, como Google Jamboard.

Complementos

complementos de google drive
Los complementos le permiten hacer más con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google.
Michael Nolledo / Business Insider

El conjunto de programas de oficina de Google es excelente por sí solo, pero puede hacerlos más adecuados para sus necesidades con complementos. Hay muchos complementos útiles que le ayudarán a hacer más con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google.

Para explorar complementos, simplemente abra o cree cualquier archivo, luego navegue hasta «Complementos» en la barra de herramientas en la parte superior de su pantalla. Visite la tienda web de Chrome para ver qué hay disponible.

Integraciones de aplicaciones de terceros

Además de los complementos, Drive está diseñado para funcionar sin problemas con cientos de aplicaciones de terceros que permitirían dividir y fusionar archivos PDF, firmar documentos digitalmente, crear diagramas y más, todo desde Drive.

Para los obsesionados con la productividad, también puede vincular Drive a una serie de herramientas de productividad para un flujo de trabajo más fluido. Aquí hay una pequeña muestra:

La línea de fondo

En esencia, Google Drive es una potente solución de almacenamiento en la nube. Pero con el tiempo y con los conocimientos técnicos adecuados, puede convertirse en una herramienta de productividad indispensable para cualquier persona, desde estudiantes hasta profesionales de negocios.

Si está buscando más formas de llevar su experiencia en Drive al siguiente nivel, consulte nuestros mejores consejos para aprovechar Google Drive al máximo. También puede visitar el Centro de aprendizaje de G Suite, donde puede encontrar guías detalladas para todo lo relacionado con Google Drive.

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